Jeden magazyn centralny, kilka firm - automatyczne rozliczenia i faktury między działalnościami

Wyzwanie

Firma sprzedająca materiały do ogrodu i budowy rozrosła się do struktury, jaką ma dziś wielu większych sprzedawców e-commerce: jeden magazyn centralny, a sprzedaż prowadzona równolegle przez kilka odrębnych działalności gospodarczych. Klienci detaliczni kupowali na Allegro i innych platformach pod różnymi kontami, ale towar fizycznie leżał w jednym miejscu.

Taka struktura ma sens podatkowo i organizacyjnie - i prędzej czy później dorasta do niej każdy, kto sprzedaje na poważnie. Rodzi jednak koszmar rozliczeniowy. Za każdym razem, gdy towar “przechodził” z magazynu centralnego do konkretnej działalności, trzeba było to udokumentować: wydanie z jednej firmy, przyjęcie w drugiej, a na koniec okresu - faktura rozliczeniowa między podmiotami. Wszystko ręcznie, na styku magazynu i księgowości.

Główne problemy:

• Setki przesunięć magazynowych w miesiącu do udokumentowania ręcznie
• Cykliczne faktury rozliczeniowe między firmami wystawiane “na piechotę”
• Stany magazynowe rozjeżdżające się między podmiotami
• Księgowość, która chciała dokumenty w jednym, spójnym miejscu - nie rozsiane po kilku systemach

Rozwiązanie

Automatyzacja całego obiegu między magazynem centralnym a poszczególnymi działalnościami:

1. Dokumenty przesunięć w tle - gdy operator wysyła paczkę z danej działalności, system automatycznie tworzy wydanie z magazynu centralnego i przyjęcie u właściwej firmy
2. Zbiorcze faktury rozliczeniowe - kilka razy w miesiącu system zbiera wszystkie przesunięcia danego okresu i wystawia gotową fakturę między podmiotami, z poprawnym cennikiem dla każdej firmy
3. Zgodność z KSeF - faktury powstają w formacie zgodnym z obowiązującym od 2026 roku KSeF, a obszerne listy dokumentów trafiają do raportu i załącznika, zamiast do pola, które KSeF by odrzucił
4. Raport po każdym cyklu - właściciel i księgowość dostają mailem podsumowanie z kwotami, numerami faktur i pełną listą dokumentów w załączniku
5. Bezpieczniki - podwójna ochrona przed zdublowaniem: ten sam okres nie zostanie zafakturowany dwa razy

Efekty

• Setki przesunięć magazynowych miesięcznie księgowane automatycznie
• Faktury rozliczeniowe między firmami wystawiane bez udziału człowieka, kilka razy w miesiącu
• Księgowość prowadzona w jednym, spójnym miejscu i zgodnie z KSeF
• Cały proces zamknięty w mechanizm działający w tle - właściciel dostaje już tylko gotowe podsumowanie na maila