Hurtownia ma 15 000 produktów i co noc zmienia stany - jak podpiąłem jej katalog do sklepu na Base

“Boję się wystawić więcej, bo nie wiem, czy hurtownia to jeszcze ma. Sprzedam, klient zapłaci, a ja dowiem się rano, że towaru nie ma od tygodnia.” Tak Sebastian opisał mi swój sklep z artykułami do domu. Sprzedaje na Allegro asortyment hurtowni, która ma prawie 15 000 produktów w ofercie i co noc publikuje nowy plik ze stanami, cenami i nowościami. Sam nie trzyma magazynu: zbiera zamówienia przez dzień, raz dziennie składa jedno zbiorcze zamówienie w hurtowni, odbiera towar i wysyła.

Katalog w Base miał już wgrany - ktoś zrobił to wcześniej jednym importem. I na tym się skończyło. Stany z dnia importu, opisy z pliku hurtowni bez żadnej obróbki, nowości nie dochodziły, wycofane produkty wisiały dalej. Z tego katalogu Sebastian nie sprzedawał praktycznie nic - nie ufał mu na tyle, żeby wystawić go na Allegro.

Skąd problem

Plik z hurtowni to nie jest gotowy katalog, tylko surowiec. Stany są rozbite na kilka magazynów, część produktów sprzedaje się wyłącznie w pełnych opakowaniach, zdjęcia bywają martwe, a wymiary zestawów zapisane po kilka w jednym polu. Jednorazowy import przenosi to wszystko do sklepu jak leci - i od następnej nocy jest już nieaktualny.

Druga rzecz wyszła dopiero po wejściu na konto. W zamówieniu stało “skasować obecny katalog i wgrać od nowa”. Tymczasem katalog Sebastiana miał ponad sto tysięcy kart od kilkuset dostawców - hurtownia, o której rozmawialiśmy, to była jedna trzecia. Wykonanie tego zapisu dosłownie usunęłoby mu dwie trzecie asortymentu. Zatrzymałem się, pokazałem liczby i zawęziliśmy zakres tylko do kart tej jednej hurtowni. To jest moment, w którym warto mieć kogoś, kto najpierw patrzy, a dopiero potem klika.

Co konkretnie zrobiłem

Zamiast importu zbudowałem synchronizację, która pracuje co noc, bez udziału Sebastiana:

Stany i ceny. Co noc program czyta plik hurtowni, liczy dostępność tylko z magazynów, z których Sebastian realnie odbiera towar, odejmuje zapas bezpieczeństwa kilku sztuk i zaokrągla do pełnych opakowań. Cenę przelicza według jego własnej reguły marży. Stan w sklepie to od tej pory “ile hurtownia mi na pewno wyda”, a nie “ile ma na papierze”.

Nowości i zmiany. Produkt, który pojawił się w pliku hurtowni, rano ma już gotową kartę w Base: nazwę uporządkowaną, opis napisany przez AI na podstawie danych hurtowni i sprawdzony pod kątem języka, parametry pod Allegro, zdjęcia, informacje o bezpieczeństwie produktu. Zmiana wymiarów, materiału czy nazwy u hurtowni trafia do karty następnej nocy. Martwe linki do zdjęć i błędy w danych hurtowni program wykazuje w dobowym raporcie, zamiast przenosić je do sklepu.

Wymiary i waga. Sebastian wysyła sam, więc kurier liczy mu przesyłkę z rzeczywistej masy. Każda karta dostała prawdziwą wagę i klasę gabarytu, a cenniki dostawy na Allegro przypinają się według tej klasy - bez ręcznego wybierania cennika do każdej oferty.

Zamówienia do hurtowni. W południe program zbiera zamówienia z dnia, składa je w jedno zbiorcze zamówienie do hurtowni w formie gotowego pliku, wysyła mailem i przestawia statusy w Base. Sebastian odbiera towar i pakuje - przepisywanie symboli zniknęło.

Całość opisuję szerzej na stronie wdrożeń Base - to ten sam typ pracy, tylko z hurtownią zamiast drugiego systemu po drugiej stronie.

Efekty

Wgranie blisko 15 000 kart z 87 000 zdjęć zajęło jedną noc - osiem i pół godziny, zero błędów, zero braków wobec pliku hurtowni. Przez pierwsze 11 nocy synchronizacja sama zaktualizowała stany na blisko 7 000 pozycji, założyła 430 nowych kart i poprawiła treść 118 istniejących. Sebastian nie kliknął przy tym ani razu.

Najlepszy sygnał dostałem po tygodniu. Sebastian napisał, że “stany się nie zgadzają” - w pliku hurtowni widział 7 sztuk, w Base 4. Sprawdziłem: 7 minus zapas bezpieczeństwa, który sam ustalił, daje dokładnie 4. Program pilnował jego reguły lepiej niż on sam.

Koszt takiego wdrożenia to rząd kilku tysięcy złotych jednorazowo, a bieżące działanie to głównie rachunek za AI piszące opisy nowości - kilkadziesiąt złotych miesięcznie przy ponad tysiącu nowych produktów. Rozliczyłem to co do grosza w osobnym wpisie.

Dla kogo to ma sens

Dla sklepu, który sprzedaje asortyment hurtowni bez własnego magazynu - w modelu dziennego domawiania albo dropshippingu - i dostaje od niej plik z ofertą. Im większy katalog i im częściej hurtownia zmienia stany, tym szybciej jednorazowy import zamienia się w sprzedawanie towaru, którego nie ma. Jeśli Twój katalog leży w Base “od importu” i nie ufasz stanom na tyle, żeby wystawić więcej niż kilkadziesiąt pozycji, zamów bezpłatny audyt albo po prostu napisz - powiem, co da się zsynchronizować automatycznie, a co wymaga decyzji po Twojej stronie, zanim cokolwiek zostanie skasowane.