Pół tygodnia w Excelu czy 20 minut w arkuszu - jak przeliczam ceny dla 7 sklepów w Europie

Adam prowadzi sieć sklepów z maszynami warsztatowymi - 7 sklepów na WooCommerce, każdy na inny rynek europejski. Polska, Niemcy, Czechy, Francja, Hiszpania, Włochy, Holandia. Każdy ma osobną domenę, osobne ceny, osobne tłumaczenia opisów. Wspólne jest jedno: katalog produktów. Adam kupuje od 10 dostawców, każdy z innym cennikiem - polska hurtownia w złotówkach, niemiecki dystrybutor w euro, amerykański producent w dolarach.

Zadzwonił po szczególnie ciężkim tygodniu: “Mój amerykański dostawca podniósł ceny o 8%. Plus dolar w tym tygodniu skoczył o 3% w górę. Muszę przeliczyć 400 produktów dla 7 sklepów - z trzech walut zakupowych, z zachowaną marżą, do dwóch walut sprzedażowych. Robiłem to pół tygodnia w Excelu. Wiem, że gdzieś pomyliłem, tylko nie wiem gdzie.”

To skala, przy której ręczne zarządzanie cenami przestaje mieć sens. Każda zmiana cennika jednego dostawcy = przeliczenie kilkudziesięciu produktów × 7 sklepów × bieżący kurs waluty. Pojedyncza pomyłka groszowa razy 7 sklepów razy miesiąc to setki złotych straty miesięcznie.

Skąd ten chaos cenowy

Każdy z 7 sklepów ma swoją osobną cenę dla każdego produktu. Niemcy chcą widzieć euro, Polacy złotówki, Czesi też euro (przyjęło się w branży B2B). Marża musi być stała: 30% dla większości kategorii, 45% dla niektórych. Cena zakupu jest w walucie dostawcy. Czyli każda cena sprzedaży to:

cena zakupu × kurs waluty zakupowej na PLN × narzut na rynek × marża → przeliczenie na walutę sklepu

Cztery zmienne, z których każda potrafi się zmienić niezależnie:

• cennik dostawcy (wzrost cen, sezon, promocje wewnętrzne),
• kurs walutowy (USD i EUR rosną i spadają codziennie),
• decyzja Adama o marży (czasem mniejsza na rynek wschodni, większa na zachodni),
• waluta sprzedaży (PLN dla polskiego sklepu, EUR dla pozostałych).

Adam robił to w Excelu z formułami. Każda zmiana cennika dostawcy oznaczała przewijanie arkusza, podmienianie cen zakupu, sprawdzanie czy formuły nie wybuchły, kopiowanie wyników do każdego z 7 sklepów osobno. Trzy dni roboty. Z pomyłkami.

Co konkretnie zrobiłem u Adama

Jednym źródłem prawdy zostaje arkusz Google Sheets. Dla każdego produktu Adam wpisuje tylko cenę zakupu w walucie dostawcy i wybiera kategorię (z którą wiąże się marża). Reszta - aktualne kursy walut, narzut na rynek, wynikowa cena w walucie każdego z 7 sklepów - liczy się sama w arkuszu na bieżąco.

Dalej zbudowałem mechanizm, który co kilkanaście minut sprawdza arkusz i jeśli cokolwiek się zmieniło - propaguje nowe ceny do wszystkich 7 sklepów WooCommerce przez centralny system zamówień (Base), do którego są wpięte. Adam nie loguje się do żadnego sklepu - jedna zmiana w arkuszu, 7 sklepów aktualnych w ciągu kwadransa.

Kursy walut aktualizują się automatycznie z oficjalnego źródła. Czyli gdy dolar skoczy w nocy, rano arkusz już zna nowy kurs. Ceny w sklepach przeliczają się przy najbliższym przebiegu, bez kiwnięcia palcem.

Drugi element to alarm. Jeśli z jakiegoś powodu propagacja się nie uda (jeden sklep nie odpowiada, dostawca jest tymczasowo wyłączony), Adam dostaje wieczorem mail “te 3 produkty mają rozjazd ceny między arkuszem a sklepem hiszpańskim - sprawdź”. Nie odkrywa tego po dwóch tygodniach z klientem na karku.

Efekty u Adama

Pierwsza zmiana cennika dostawcy po wdrożeniu, ta sama która wcześniej zajęła pół tygodnia: Adam zaktualizował 400 cen zakupu w arkuszu w półtorej godziny. W ciągu kolejnych 20 minut nowe ceny były na wszystkich 7 sklepach, w odpowiednich walutach, z zachowaną marżą.

Drugi efekt jest bardziej długoterminowy: Adam przestał bać się zmian kursowych. Wcześniej każdy skok dolara oznaczał stresujące pytanie “czy moje ceny w sklepach są aktualne?”. Dziś wie, że są - bo arkusz pobiera kursy sam, a propagacja jest po stronie systemu.

Bonus, którego nie planowałem: Adam zaczął wprowadzać promocje. Wcześniej promocja na 7 sklepach była tematem na tydzień pracy + tydzień przywracania. Teraz wpisuje “promocja 15% na kategorię X do końca miesiąca”, przelicza się we wszystkich walutach, propaguje do wszystkich sklepów, a po terminie wraca do normalnych cen automatycznie.

Dla kogo to ma sens

Synchronizacja cen z jednego źródła zwraca się szczególnie, gdy:

• sprzedajesz na 2 lub więcej rynkach (i każdy ma swoją walutę albo politykę cenową),
• kupujesz od dostawców w różnych walutach - kurs USD/EUR/PLN żyje własnym życiem,
• masz setki produktów w katalogu i cennik dostawcy zmienia się częściej niż raz na kwartał,
• każda godzina ręcznej pracy z cenami to godzina, którą wolałbyś poświęcić na coś innego.

Jeśli masz jeden sklep, jedną walutę, jednego dostawcę - Excel wystarczy. Jeśli masz siedem sklepów i dziesięciu dostawców - Excel staje się ryzykiem biznesowym, nie narzędziem.

Sprzedajesz na kilku rynkach, kupujesz w kilku walutach i nigdy nie masz pewności, że ceny są aktualne wszędzie? Napisz albo zamów bezpłatny audyt - sprawdzimy gdzie u Ciebie cena żyje własnym życiem i co zrobić, żeby zaczęła słuchać jednego arkusza.