Co miesiąc traciła 3 godziny na zestawienie dla księgowej - dziś leci samo

Beata prowadzi sklep internetowy z artykułami lifestylowymi. Sprzedaje przez Allegro, własny sklep i kilka platform marketplace’owych - również do klientów w Niemczech, Czechach i Francji. Ma dwie firmy: JDG dla sprzedaży krajowej i spółkę z o.o. dla zagranicznej. Księgowość prowadzi zewnętrzne biuro rachunkowe.

Zadzwoniła w pierwszych dniach miesiąca, lekko zdenerwowana: “Każdego 7-go muszę wysłać księgowej zestawienie sprzedaży za poprzedni miesiąc - osobno dla JDG, osobno dla spółki. Z podziałem na stawki VAT, z kursami walut dla transakcji zagranicznych, z korektami do poprzednich miesięcy. To mi zajmuje 2-3 godziny i za każdym razem boję się że coś przegapię.”

To częsta sytuacja u właścicieli sklepów e-commerce. Faktury wystawiają się automatycznie, zamówienia spływają, ale comiesięczne zestawienie VAT dla księgowej i tak musisz złożyć ręcznie. Bo żaden pojedynczy system nie ma pełnego obrazu - sprzedaż jest w jednym miejscu, faktury w drugim, kursy walut gdzie indziej, korekty wsteczne wszędzie po trochu.

Co dokładnie zajmuje te 2-3 godziny?

Beata co miesiąc powtarzała ten sam taniec: pobierała raport sprzedaży z systemu zamówień, raport faktur z systemu księgowego, łączyła oba ręcznie po numerach. Sprawdzała kursy dla transakcji w euro. Grupowała pozycje według stawek VAT. Wyłapywała korekty do faktur sprzed kilku miesięcy. Robiła to dwa razy - osobno dla JDG, osobno dla spółki.

Razem 5-6 godzin miesięcznie. Co miesiąc.

Ale najgorsze nie są te godziny. Najgorszy jest pierwszy weekend miesiąca - gdy zamiast odpocząć z rodziną, siadasz do Excela bo “we wtorek termin”. Albo telefon od księgowej trzy dni później: “Beata, czego mi brakuje, w jednym miejscu mi się nie zgadza” - i wszystko otwierasz od nowa, szukasz, porównujesz. Stres podatkowy nie kończy się 7-go. Wraca przy każdej rozmowie z księgową.

Co zautomatyzowałem

Najpierw umówiłem się z księgową Beaty na dokładny format pliku - jakie kolumny, jaka kolejność, jakie podsumowania. Każda księgowa woli układ trochę inny, więc to konieczny pierwszy krok. Jeśli format nie pasuje do jej systemu, automatyzacja niczego nie ratuje.

Potem zbudowałem mechanizm, który raz w miesiącu (7-go o 3 rano):

• zbiera wszystkie dane z poprzedniego miesiąca - sprzedaż, faktury, kursy walut, korekty,
• łączy je w jeden spójny obraz dla każdej z firm,
• generuje osobny arkusz dla JDG i dla spółki w formacie ustalonym z księgową,
• wysyła mailem - jeden plik do księgowej, drugi do Beaty do wglądu.

Dla VAT rozliczanego kwartalnie (jak spółka Beaty) na koniec kwartału idzie dodatkowo zbiorcze zestawienie kwartalne.

Jak to wygląda dziś u Beaty

7-go każdego miesiąca rano księgowa otwiera maila i ma gotowy plik. Beata otwiera ten sam mail i widzi co poszło - ale nie musiała się tym zajmować. W niedzielę poprzedzającą nie siedziała w Excelu. W poniedziałek o 7 nie biegała szukać kursów walut. Wieczorem była z rodziną, a nie z kalkulatorem.

W ciągu pierwszych trzech miesięcy księgowa zgłosiła dwie drobne korekty formatu - poprawiłem. Od tego momentu zero pytań. Telefon od księgowej w środku miesiąca już nie kojarzy się z paniką, bo nie ma o co dzwonić.

Po roku to 30-40 godzin odzyskanego czasu Beaty i znacznie spokojniejsze końcówki kwartału.

Dla kogo to ma sens

Automatyzacja comiesięcznego rejestru VAT zwraca się, gdy:

• wystawiasz więcej niż 100-200 faktur miesięcznie,
• masz sprzedaż w więcej niż jednej walucie,
• prowadzisz więcej niż jedną firmę (JDG + spółka, dwa brandy),
• Twoja księgowa regularnie zgłasza pytania o brakujące dane albo niezgodności.

Jeśli masz 20 faktur miesięcznie, wszystkie w PLN, jedna firma - ręczna kompilacja zajmuje 20 minut i automatyzacja się nie zwróci.

Co miesiąc tracisz weekend przed terminem na zbieranie danych dla księgowej, a telefon od niej kojarzy Ci się z paniką? Napisz albo zamów bezpłatny audyt - przejrzymy razem co dokładnie tracisz na tym procesie i co da się oddać automatowi.