Zamówienia do dostawców jednym kliknięciem - i faktury, które same stają się przyjęciem

Wyzwanie

Sklep e-commerce z artykułami dekoracyjnymi zaopatruje się u 17 różnych dostawców, a jego katalog liczy ponad 5000 produktów. Samo składanie zamówień pochłaniało pracownikowi około 15 godzin tygodniowo - była to codzienna, żmudna praca ręczna.

Przy każdym zamówieniu pracownik musiał przejść przez to samo: sprawdzić stany magazynowe, ocenić co schodzi i czego zaczyna brakować, pamiętać o minimalnych poziomach i o tym, że część towaru jest już w drodze z poprzedniego zamówienia, a na koniec przepisać wszystko do pliku - w układzie, jakiego akurat wymaga ten konkretny dostawca. Bo każdy dostawca chciał zamówienie inaczej: jeden w Excelu z kolumnami po kodzie kreskowym, drugi w CSV po symbolu produktu, kolejny w swoim własnym formacie.

Druga strona tego samego procesu to faktury. Gdy towar przyjeżdżał, dokument zakupu trzeba było wprowadzić na magazyn ręcznie - pozycja po pozycji, odnajdując każdy produkt w katalogu raz po kodzie kreskowym, raz po symbolu dostawcy.

Główne problemy:

• Zamówienie do każdego dostawcy składane ręcznie, w innym formacie pliku
• Liczenie “ile domówić” na piechotę, z pamiętaniem o stanach minimalnych i towarze już zamówionym
• Setki pozycji miesięcznie przepisywanych do plików zamówień i z powrotem z faktur
• Faktury w trzech różnych formatach (Excel, PDF, a od 2026 roku ustrukturyzowany plik KSeF)
• Część dostawców sprzedaje towar, który w katalogu figuruje pod innym producentem - łatwo o pomyłkę przy dopasowaniu

Rozwiązanie

Cały obieg zaopatrzenia - od złożenia zamówienia po przyjęcie faktury - zamknięty w mechanizm działający na jedno kliknięcie:

1. Przycisk przy dostawcy w Base - pracownik wybiera dostawcę i klika “Zamów”. Nie musi nic liczyć ani przepisywać.
2. System sam wylicza zamówienie - na podstawie aktualnych stanów magazynowych, ustalonych poziomów minimalnych i wielkości opakowań zbiorczych sprawdza, czego i ile trzeba domówić. Odejmuje przy tym towar, który jest już w drodze z wcześniejszych zamówień, żeby nie zamówić podwójnie.
3. Gotowy plik w formacie dostawcy - zamówienie powstaje od razu w układzie, jakiego oczekuje dany dostawca: Excel po kodzie kreskowym, CSV po symbolu, albo inny ustalony format. Trafia na maila i do wspólnego folderu w chmurze, a w Base tworzy się szkic zamówienia zakupu.
4. Faktura wraca i sama staje się przyjęciem - dokument zakupu wrzucony do wspólnego folderu jest co minutę wychwytywany i odczytywany automatycznie, niezależnie od formatu. Dla obowiązującego od 2026 roku formatu KSeF jeden mechanizm obsługuje wszystkich dostawców naraz - rozpoznaje, od kogo jest faktura, po numerze NIP.
5. Dopasowanie do katalogu - każda pozycja faktury jest łączona z produktem po kodzie kreskowym lub symbolu, zależnie od tego, czym posługuje się dostawca. Na tej podstawie powstaje w Base gotowy dokument przyjęcia z ilościami i cenami zakupu.
6. Porządek i powiadomienia - przetworzona faktura trafia do archiwum, a dokument z błędem (np. produktem brakującym w katalogu) - do osobnego folderu do sprawdzenia. Obsługa dostaje mailem podsumowanie: numer faktury i liczbę dopasowanych pozycji.
7. Bezpieczniki - ten sam plik nie zostanie przetworzony dwa razy, a sygnał o problemie z konkretną fakturą przychodzi tylko raz, nie w kółko.

Efekty

• Zamówienie do dowolnego z 17 dostawców składane jednym kliknięciem, od razu w jego formacie
• Ilości do zamówienia liczone automatycznie ze stanów magazynowych, z uwzględnieniem towaru już w drodze
• Faktury księgowane na magazyn bez ręcznego przepisywania, niezależnie od formatu (Excel, PDF, KSeF)
• Gotowość na obowiązkowy KSeF - nowe faktury ustrukturyzowane obsługiwane jednym wspólnym mechanizmem
• Braki w katalogu i nietypowe przypadki wyłapywane od razu i kierowane do sprawdzenia, zamiast ginąć w stosie dokumentów
• Rola pracownika sprowadza się do kliknięcia i nadzoru - nie do liczenia i przepisywania