Comiesięczne zestawienia księgowe dla kilku firm jednym kliknięciem

Wyzwanie

Sprzedawca prowadził sprzedaż przez trzy odrębne firmy działające pod jednym panelem sprzedażowym. Co miesiąc ktoś musiał przygotować dla księgowości zestawienia: osobno paragony, faktury i korekty, osobno dla każdej z trzech firm, z rozbiciem na stawki VAT, kursy walut i kwoty netto, VAT i brutto.

Przy kilku tysiącach dokumentów miesięcznie było to zajęcie na wiele godzin - eksport, czyszczenie, sumowanie w arkuszu, sprawdzanie czy wszystko się spina. A pojedyncza pomyłka w stawce VAT potrafiła przejść niezauważona aż do biura rachunkowego, gdzie jej naprawa kosztuje znacznie więcej nerwów niż przy źródle.

Główne problemy:

• Tysiące dokumentów miesięcznie do ręcznego zestawienia
• Trzy firmy, każda z osobnym rejestrem sprzedaży
• Rozbicie na stawki VAT i przeliczenia walut robione ręcznie
• Błędne stawki VAT (np. 0% wpisane przez pomyłkę) wykrywane za późno

Rozwiązanie

Generator zestawień księgowych prosto z panelu sprzedaży:

1. Jeden klik, trzy komplety - system pobiera wszystkie dokumenty z panelu i tworzy osobny plik dla każdej z firm, z arkuszami: podsumowanie, paragony, faktury, korekty
2. Liczenie zgodne z księgowością - kwoty rozbite na poszczególne stawki VAT, sumy liczone dokładnie tak, jak rozlicza je księgowość, z dokładnością co do grosza
3. Wychwytywanie błędów - jeśli wśród dokumentów pojawi się podejrzana stawka VAT, raport od razu to sygnalizuje, z listą konkretnych dokumentów do poprawy
4. Gotowe na biurko księgowej - komplet trafia mailem jako gotowe arkusze, bez dalszej obróbki

Efekty

• Zestawienie nawet ponad 8 tysięcy dokumentów dla trzech firm gotowe w około trzy minuty, zamiast w wiele godzin
• Każda kwota poparta danymi z panelu - sumy spinają się co do grosza
• Błędne stawki VAT wychwytywane zanim trafią do księgowości
• Właściciel zamyka miesiąc jednym kliknięciem, a biuro rachunkowe dostaje gotowy, sprawdzony materiał