Base, Sellasist, PrestaShop i Allegro - jeden spójny stan synchronizowany całą dobę

Wyzwanie

Sklep z asortymentem ponad 5000 produktów sprzedaje równolegle w kilku miejscach: we własnym sklepie internetowym na PrestaShop oraz na kilku kontach Allegro. Magazynem i zamówieniami zarządza w Base (tam spływają też zamówienia z Allegro), a sprzedażą w sklepie - w Sellasist, który steruje sklepem PrestaShop. Base i Sellasist muszą widzieć dokładnie ten sam stan magazynowy, inaczej zaczynają się kłopoty.

Bo gdy ktoś kupi ostatnią sztukę na Allegro, a PrestaShop wciąż pokazuje ją jako dostępną, dochodzi do sprzedaży towaru, którego już nie ma. W drugą stronę działa to tak samo. Przy ponad 5000 produktów i sprzedaży w kilku kanałach jednocześnie ręczne pilnowanie spójności jest po prostu niewykonalne.

Do tego dochodzą dwie rzeczy, które łatwo przeoczyć:

• Nowe produkty - dodawane na bieżąco w Base - trzeba również założyć w Sellasist (z atrybutami i zdjęciami) i powiązać z ofertą w sklepie PrestaShop
• Powiązania między produktem w Sellasist a ofertą w PrestaShop potrafią się rozjechać (literówka, podwójny wpis, zmiana po stronie sklepu) - i wtedy stan trafia nie tam, gdzie powinien

Główne problemy:

• Ten sam stan magazynowy musi być identyczny w Base, w Sellasist, w sklepie PrestaShop i na kilku kontach Allegro
• Realne ryzyko sprzedaży niedostępnego towaru przy sprzedaży wielokanałowej
• Ceny do utrzymania w zgodzie między Base a Sellasist
• Setki nowych produktów dochodzących z czasem - każdy do założenia w Sellasist i powiązania z PrestaShop
• Powiązania Sellasist ↔ PrestaShop, które mogą się cicho rozjechać

Rozwiązanie

Trzy współpracujące mechanizmy, które utrzymują cały ekosystem w zgodzie - bez udziału człowieka:

1. Synchronizacja stanów Base ↔ Sellasist co minutę, w obie strony - Base jest jedynym źródłem prawdy o stanach. Co minutę sprzedaż w sklepie PrestaShop (zamówienie w Sellasist) odejmuje sztuki ze stanu w Base, zwroty je przywracają, a aktualny stan z Base wraca do Sellasist i sklepu. Sprzedaż na Allegro Base uwzględnia automatycznie. Dzięki temu sprzedaż w dowolnym kanale natychmiast widać wszędzie. Dopasowanie idzie po kodzie EAN, przesyłane są wyłącznie realne różnice.
2. Ceny Base → Sellasist wyrównywane co kwadrans - oprócz stanów synchronizowane są też ceny, żeby w sklepie obowiązywała ta sama, aktualna kwota co w magazynie.
3. Nowe produkty Base → Sellasist → PrestaShop co noc - raz na dobę system wychwytuje produkty dodane w Base, których nie ma jeszcze w Sellasist, zakłada je tam automatycznie (z atrybutami i zdjęciami), a następnie wiąże z odpowiednią ofertą w PrestaShop. Nie rusza przy tym istniejących pozycji i nigdy niczego nie usuwa.
4. Codzienny audyt powiązań Base ↔ Sellasist ↔ PrestaShop - osobny mechanizm raz dziennie porównuje powiązania produktów po trzech stronach i zgłasza tylko realne rozjazdy - zanim przełożą się na błędny stan albo sprzedaż.
5. Bezpieczniki na każdym kroku - blokada nakładania się uruchomień, pamięć już przetworzonych zamówień (nic nie policzy się dwa razy), bezpiecznik zatrzymujący masową zmianę gdy coś wygląda nietypowo, oraz codzienna kopia zapasowa stanu Base i Sellasist.

Efekty

• Jeden, spójny stan magazynowy w Base, w Sellasist, w sklepie PrestaShop i na kilku kontach Allegro
• Koniec ze sprzedażą niedostępnego towaru - sprzedaż w jednym kanale w ciągu minuty widoczna we wszystkich
• Ceny aktualne i jednakowe między Base a Sellasist, a przez to w PrestaShop
• Nowe produkty zakładane w Sellasist i wiązane z PrestaShop automatycznie - z atrybutami i zdjęciami
• Powiązania Sellasist ↔ PrestaShop pod stałą, codzienną kontrolą - rozjazdy wychwytywane, zanim zrobią szkodę
• Ponad 5000 produktów utrzymywanych w zgodzie całą dobę, bez ręcznej pracy