Cenniki od 12 dostawców na 9 sklepach - jedna zmiana zamiast dziewięciu

Wyzwanie

Firma sprzedaje maszyny przez dziewięć osobnych sklepów - na różnych rynkach, w różnych walutach (EUR, PLN, USD), każdy z własną marżą. Towar bierze od 12 dostawców, którzy regularnie przysyłają zaktualizowane cenniki - również w różnych walutach (USD, PLN, EUR).

Każda taka aktualizacja oznaczała tę samą mozolną pracę. Klient dostawał nowy cennik i musiał ręcznie nanieść zmienione ceny - i to nie raz, lecz osobno w każdym z 9 sklepów. Ten sam produkt, dziewięć razy, za każdym razem z inną ceną, bo każdy sklep ma własną marżę. Przy 12 dostawcach i cennikach zmieniających się regularnie była to praca na godziny, łatwa o pomyłkę - i z natury spóźniona: ceny w sklepach rzadko nadążały za tym, co przysłali dostawcy.

Główne problemy:

• Cenniki od 12 dostawców, aktualizowane regularnie
• Każda zmiana ceny przepisywana ręcznie, osobno do 9 sklepów
• Ten sam produkt z inną ceną w każdym sklepie (różne marże)
• Zakupy w różnych walutach (USD, PLN, EUR) i sprzedaż w różnych (EUR, PLN, USD) - każdą cenę trzeba przeliczać po aktualnym, wciąż zmieniającym się kursie
• Stałe opóźnienie - sklepy nie nadążały za aktualnymi cennikami

Rozwiązanie

Jeden centralny arkusz cen i automatyczne rozsyłanie ich do wszystkich sklepów - zamiast dziewięciu ręcznych poprawek:

1. Ceny liczone raz, w jednym miejscu - zamiast nanosić zmiany w 9 sklepach, klient utrzymuje ceny w jednym arkuszu. Arkusz na podstawie kosztu z cennika wylicza cenę sprzedaży osobno dla każdego z 9 sklepów - z jego marżą i w jego walucie, przeliczając walutę zakupu (USD, PLN, EUR) na walutę danego sklepu (EUR, PLN, USD) po bieżącym kursie.
2. Automatyczne rozsyłanie do 9 sklepów co 10 minut - co 10 minut system odczytuje arkusz i wgrywa aktualne ceny do Base, do właściwej grupy cenowej każdego z 9 sklepów, dopasowując produkty po symbolu (SKU). Jedna zmiana w arkuszu zastępuje dziewięć ręcznych poprawek w sklepach.
3. Ceny zawsze aktualne - nowy cennik od dostawcy wystarczy odzwierciedlić w arkuszu, resztę system robi sam. Sklepy nadążają i za cennikami, i za kursem waluty - bez ręcznej pracy.
4. Bezpiecznik w tle - gdyby w arkuszu pojawiła się wyraźnie błędna kwota (literówka, pomyłka w formule), system wychwytuje ją i blokuje, zgłaszając mailem - błąd nie trafia do sprzedaży. Działa w tle, nie wymaga niczego od obsługi.

Efekty

• Jedna zmiana ceny zamiast dziewięciu - klient aktualizuje cenę raz, trafia do wszystkich 9 sklepów
• Z pół tygodnia do kilkunastu minut - aktualizacja całego cennika (~400 produktów) po podwyżce u dostawcy: wcześniej dni ręcznej pracy w arkuszu, dziś nowe ceny we wszystkich 9 sklepach w kilkanaście minut
• Ceny z cenników 12 dostawców w sklepach automatycznie, co 10 minut
• Koniec z ręcznym przepisywaniem i ze spóźnionymi cenami - sklepy zawsze aktualne
• Przeliczenia walut (USD/PLN/EUR) i kurs liczone automatycznie - każdy sklep ma cenę w swojej walucie, zawsze aktualną
• Błędne kwoty wyłapywane w tle, zanim trafią do sprzedaży - bez codziennego pilnowania