Migracja 5000 produktów z Base do Sellasist - czego nikt Ci nie powie

Ania zadzwoniła w poniedziałek rano. Prowadzi sklep internetowy z artykułami dekoracyjnymi - prawie 5000 produktów w Base. Chciała przenieść cały katalog do Sellasist, bo planowała rozbudowę o nowe kanały sprzedaży i potrzebowała systemu, który lepiej obsługuje jej procesy magazynowe.

“To chyba proste, prawda? Eksport z jednego, import do drugiego?”

Nie. Nie jest proste. I ta historia jest dowodem na to, że migracja katalogu produktów między systemami to jedno z najbardziej zdradliwych zadań w e-commerce.

359 produktów, które zniknęły

Każdy produkt w sklepie ma kilka identyfikatorów - SKU (symbol producenta), EAN (kod kreskowy), nazwę. Gdy przenosisz katalog między systemami, musisz wybrać po czym łączysz produkty - żeby wiedzieć, co już jest przeniesione, a co nie.

Wybrałem SKU. Logiczne - symbol produktu powinien być unikalny.

Problem w tym, że w katalogu Ani wiele produktów miało ten sam SKU ale różne EAN-y. Na przykład 20 rodzajów topperów na tort - wszystkie miały wspólny SKU producenta, ale każdy wariant (złoty, srebrny, różowy) miał osobny kod kreskowy. Gdy narzędzie szukało produktu po SKU, znajdowało pierwszy pasujący - niekoniecznie ten właściwy.

Efekt? Po pierwszym przebiegu migracji brakowało 359 produktów. Żadnego błędu, żadnego ostrzeżenia. Narzędzie po prostu “myślało”, że te produkty już istnieją, bo znalazło pasujący SKU.

Odkryłem to dopiero przy końcowej weryfikacji - porównałem liczbę produktów w Base z liczbą w Sellasist. Gdybym tego nie zrobił, Ania zaczęłaby sprzedaż z niekompletnym katalogiem i pewnie zorientowałaby się dopiero gdy klient zamówiłby produkt, którego nie ma w systemie.

Lekcja: zawsze łącz po EAN

EAN (kod kreskowy) jest unikalny per produkt. Zawsze. SKU bywa wspólny dla wariantów, dla zestawów, dla produktów z różnych dostaw. Jeśli robisz jakiekolwiek porównanie katalogów między systemami - opieraj się na EAN, nie na SKU.

Nazwy produktów, które się nie zmieściły

W Base nazwy produktów bywają długie. Klienci wklejają tam pełne tytuły z Allegro, z emoji, tagami marketingowymi, czasem nawet z fragmentami opisu. Sellasist ma limit 255 znaków.

Większość nazw mieściła się bez problemu. Ale kilkanaście produktów miało nazwy przekraczające ten limit. I tu zaczęły się schody - bo Sellasist nie zwraca normalnego błędu “nazwa za długa”. Zamiast tego produkt niby się tworzy, ale jest uszkodzony. Nie da się go potem edytować ani dezaktywować. Jedyny ratunek to kontakt z supportem.

Nie brzmi groźnie? Wyobraź sobie, że importujesz 5000 produktów w nocy, a rano okazuje się, że 15 z nich to “duchy” - widoczne w katalogu, ale niemożliwe do obsłużenia. A klienci już składają na nie zamówienia.

Lekcja: sprawdzaj limity pól przed importem

Przed migracją warto sprawdzić maksymalne długości nazw, opisów i innych pól w nowym systemie - i porównać z danymi, które masz. Dwie minuty weryfikacji vs godzina naprawiania uszkodzonych rekordów.

Adres firmy w 8 miejscach

Ten nie dotyczy samej migracji produktów, ale konfiguracji nowego konta Sellasist. Bo co z tego, że przeniesiesz 5000 produktów, jeśli faktury wychodzą z pustym adresem nadawcy?

Sellasist trzyma dane firmy w kilku niezależnych miejscach. Wpisujesz adres w ustawieniach firmy i myślisz, że gotowe. A potem okazuje się, że na fakturach jest pusty adres, bo serie dokumentów mają osobne pole. I listy przewozowe osobne. I adres nadawczy do kuriera osobny.

Zmiana w jednym miejscu nie przenosi się do reszty. Trzeba przejść wszystkie lokalizacje i uzupełnić każdą z osobna. Albo wiedzieć gdzie jest ukryty przycisk “Zaktualizuj na podstawie firmy”.

Ania zauważyła to dopiero gdy pierwsza faktura poszła do klienta bez danych firmy. Na szczęście złapaliśmy to na testach, nie na produkcji.

Ile to tak naprawdę trwa?

“Eksport-import” brzmi jak godzina roboty. W rzeczywistości migracja prawie 5000 produktów z Base do Sellasist - z pełnym zachowaniem kategorii, producentów, atrybutów i zdjęć - zajęła kilka intensywnych dni pracy. Z czego sam transfer danych to może 20% czasu. Reszta to:

Audyt danych - sprawdzenie co masz, jakie identyfikatory, gdzie są duplikaty, co jest niekompletne. U Ani odkryłem 12 produktów z identycznymi kodami kreskowymi. Bez audytu trafiłyby do Sellasist jako duplikaty.

Mapowanie - ustalenie co w Base odpowiada czemu w Sellasist. Ceny netto vs brutto (Base trzyma netto, Sellasist wyświetla brutto). Stawki VAT. Statusy produktów. Kategorie, które mają inną strukturę. Producenci, którzy w jednym systemie są polem tekstowym, a w drugim osobną tabelą.

Test na próbce - najpierw 10 produktów. Sprawdzenie czy wszystko się zgadza. Korekta. Potem 100. Znowu sprawdzenie. Dopiero potem pełen katalog.

Weryfikacja końcowa - porównanie ilościowe, sprawdzenie losowej próbki, test złożenia zamówienia na przeniesiony produkt.

Czy warto?

Ania po migracji mogła podpiąć nowe kanały sprzedaży, skonfigurować automatyczne wystawianie dokumentów i usprawnić obsługę magazynu. Inwestycja w dobrze przeprowadzoną migrację zwróciła się w ciągu pierwszego miesiąca - same oszczędności na ręcznej obsłudze zamówień pokryły koszt.

Ale kluczowe słowo to “dobrze przeprowadzoną”. Migracja na piechotę - eksport do CSV, ręczna edycja, import - przy 5000 produktów to proszenie się o kłopoty.

Jeśli planujesz migrację swojego katalogu - czy to z Base do Sellasist, z WooCommerce do Base, z Excela do czegokolwiek - [https://optymo.pl/kontakt/](odezwij się). Pomogę zaplanować proces tak, żebyś nie musiał odkrywać tych pułapek na własnej skórze.