Klient dostał fakturę bez adresu mojej firmy. Dwa razy.

Konfigurowałem nowy system sprzedażowy dla klienta - Tomka, który prowadzi sklep z artykułami biurowymi. Przenieśliśmy produkty, ustawiliśmy statusy zamówień, podpięliśmy kurierów. Wszystko wyglądało świetnie. Tomek zaczął przyjmować zamówienia na nowym systemie.

Następnego dnia dzwoni: “Słuchaj, klientka właśnie napisała że dostała fakturę bez moich danych. Ani nazwy firmy, ani adresu, ani NIP-u. Pusta.”

Sprawdziłem. Faktycznie - faktura miała dane klientki, produkty, kwoty, ale pole sprzedawcy było puste. Dziwne, bo przecież wpisałem dane firmy w ustawieniach systemu. Wszedłem, sprawdzam - są, wszystko wypełnione.

Okazało się, że system trzyma dane firmy w kilku niezależnych miejscach. I to co wpisałem w głównych ustawieniach, nie przeniosło się automatycznie do szablonów dokumentów. Faktury ciągną dane skądinąd.

Dlaczego to w ogóle jest problem?

Większość systemów sprzedażowych - Sellasist, Base, WooCommerce - ma jedno miejsce na dane firmy. Wpisujesz raz, działa wszędzie. Logiczne.

Ale niektóre systemy, szczególnie te bardziej rozbudowane, pozwalają na konfigurację danych firmy w wielu miejscach. Osobno dla faktur, osobno dla listów przewozowych, osobno dla nadawcy paczki, osobno dla każdej serii dokumentów. Idea jest taka, że możesz mieć np. dwie firmy i wystawiać dokumenty z różnymi danymi.

Problem w tym, że gdy zakładasz nowe konto i wpisujesz dane firmy w “oczywistym” miejscu (ustawienia → dane firmy), reszta miejsc zostaje pusta. I dowiadujesz się o tym dopiero gdy klient dostanie pustą fakturę.

Jak to odkryłem (dwa razy)

Za pierwszym razem - u Tomka - naprawiłem fakturę, znalazłem drugie miejsce na dane firmy w ustawieniach serii dokumentów. Uzupełniłem, przetestowałem, działa. Odetchnąłem.

Tydzień później Tomek dzwoni znowu: “Kurier mówi że na liście przewozowym nie ma danych nadawcy.”

Kolejne miejsce. Osobne pole w ustawieniach przesyłek. Też puste.

To był moment, w którym usiadłem i systematycznie przeszedłem cały system szukając wszystkich miejsc, gdzie mogą być dane firmy. Znalazłem ich łącznie kilka - osobno w głównych ustawieniach, w każdej serii dokumentów, w ustawieniach magazynu, w szablonach nadania, w danych nadawczych dla kurierów.

Spędziłem na tym cały dzień roboty. Ale efekt był taki, że stworzyłem sobie procedurę - listę kontrolną, którą teraz przechodzę przy każdym nowym koncie. Punkt po punkcie, każde miejsce uzupełnione, nic nie umknie.

Jak to wpływa na Twój biznes?

Pusta faktura to nie tylko wstyd. To problem prawny - faktura bez danych sprzedawcy jest nieważna. Klient nie może jej zaksięgować. Musisz wystawić korektę, wysłać ponownie, przepraszać.

Przy jednej fakturze - pół biedy. Ale jeśli system wystawia automatycznie i puste faktury lecą do kilkudziesięciu klientów zanim ktoś zauważy? Naprawianie tego to godziny pracy i nadszarpnięta reputacja.

Podobnie z etykietami kurierskimi. Brak adresu nadawcy oznacza, że w razie niedoręczenia paczka nie ma dokąd wrócić. Albo kurier odmawia przyjęcia przesyłki.

Czego to nauczyło mnie o wdrożeniach

Ta historia zmieniła moje podejście do konfiguracji nowych systemów. Wcześniej skupiałem się na “dużych” rzeczach - produkty, integracje, automatyzacje. Dane firmy? Wpisujesz raz i idziesz dalej.

Teraz konfiguracja danych firmy to osobny etap wdrożenia, z własną listą kontrolną. Zajmuje godzinę, ale oszczędza dni naprawiania po fakcie.

Kilka rad z mojego doświadczenia:

Po wpisaniu danych firmy - wyślij testową fakturę do siebie. Nie zakładaj że działa, sprawdź. Otwórz PDF i przeczytaj dane sprzedawcy.

Wyślij testową paczkę. Najlepiej do siebie albo do biura. Sprawdź czy na etykiecie jest prawidłowy nadawca.

Sprawdź wszystkie typy dokumentów. Faktura, paragon, WZ, list przewozowy - każdy może ciągnąć dane z innego miejsca.

Jeśli masz kilka serii dokumentów (np. osobna numeracja dla sprzedaży krajowej i zagranicznej) - sprawdź dane w każdej serii osobno.

Brzmi jak dużo roboty? To godzina systematycznego sprawdzania. Alternatywa to telefon od klienta z pytaniem “dlaczego na fakturze nie ma waszych danych?”. Wolę tę godzinę.

Konfigurujesz nowy system sprzedażowy albo przenosisz się z jednego na drugi? Odezwij się - poprowadzę Cię przez konfigurację tak, żeby pierwsza faktura do klienta była kompletna.