Od Excela do automatu - jak wygląda droga do automatyzacji e-commerce

Większość moich klientów zaczyna tak samo. Mają Excela. Jeden wielki arkusz, w którym trzymają wszystko - stany magazynowe, ceny, dane dostawców, historię zamówień. Czasem kilka arkuszy połączonych formułami, które rozumie tylko osoba która je stworzyła.

I to działa. Do pewnego momentu.

Rafał prowadzi sklep z akcesoriami elektronicznymi. Gdy przyszedł do mnie, sprzedawał na Allegro i we własnym sklepie na WooCommerce. Zamówienia obsługiwał ręcznie - sprawdzał maila, logował się na Allegro, pakował, drukował etykiety przez stronę kuriera. Stany magazynowe aktualizował w Excelu. Raz dziennie, wieczorem.

“Wiem że to nie jest idealne” - powiedział - “ale do 20-30 paczek dziennie jakoś daję radę.”

Problem w tym, że Rafał chciał rosnąć. Planował dołożyć kolejny marketplace, zatrudnić osobę do pakowania, może otworzyć drugi magazyn. I wiedział, że z Excelem tego nie pociągnie.

Etap 1: Centralizacja zamówień

Pierwszy krok to zawsze to samo - zamiast logować się osobno na Allegro, osobno do sklepu, osobno do maila - wszystkie zamówienia w jednym miejscu.

U Rafała wdrożyłem Base. Zamówienia z Allegro i WooCommerce spływają automatycznie do jednego panelu. Rafał (albo jego pracownik) widzi wszystko w jednym miejscu, nie musi skakać między zakładkami.

Samo wdrożenie Base zajęło kilka dni - podpięcie integracji, ustawienie statusów zamówień, skonfigurowanie automatycznych akcji (np. gdy zamówienie jest opłacone - automatycznie przejdź do statusu “do pakowania”).

Efekt: zamiast 40 minut dziennie na sprawdzanie zamówień w trzech miejscach - 5 minut na przejrzenie jednej listy.

Etap 2: Automatyczne etykiety i dokumenty

Drugi krok - drukowanie etykiet kurierskich. Rafał wcześniej logował się na stronę kuriera, ręcznie wpisywał adres, generował etykietę, drukował. Przy 30 paczkach - godzina dziennie.

Po integracji Base z kurierami - etykieta generuje się jednym kliknięciem. Adres pobierany z zamówienia, waga z produktu, metoda wysyłki z wyboru klienta. Nie trzeba nic przepisywać.

Przy okazji wdrożyliśmy automatyczne faktury - system wystawia je sam po nadaniu paczki i wysyła mailem do klienta. Rafał nie musi nawet o tym myśleć.

Efekt: z godziny dziennie na etykiety i faktury - do zera. System robi to sam.

Etap 3: Synchronizacja stanów

Trzeci krok i zarazem najtrudniejszy - pozbycie się Excela jako źródła prawdy o stanach magazynowych.

Rafał miał w Excelu listę produktów ze stanami. Gdy coś sprzedał - ręcznie odejmował. Gdy przyjął dostawę - ręcznie dodawał. Problem: jeśli zapomniał zaktualizować wieczorem, następnego dnia stany nie zgadzały się z rzeczywistością. A to oznaczało albo sprzedaż produktu którego nie ma, albo blokowanie produktu który jest na stanie.

Przenieśliśmy stany do systemu. Teraz gdy klient składa zamówienie - stan spada automatycznie. Gdy przyjmuje dostawę - wprowadza ją do systemu i stan rośnie. Żadnego ręcznego odejmowania w Excelu.

To wymagało sporo pracy przygotowawczej - inwentaryzacja (sprawdzenie czy stany w Excelu zgadzają się z tym co fizycznie leży na półce), import danych do systemu, ustawienie synchronizacji między kanałami sprzedaży.

Efekt: koniec z “przepraszam, tego produktu jednak nie mamy”. Koniec z wieczornym siedzeniem nad Excelem.

Etap 4: Automatyzacje specjalistyczne

Gdy bazowe procesy działają, pojawiają się możliwości automatyzacji rzeczy, o których Rafał wcześniej nawet nie myślał:

Automatyczne powiadomienia o niskim stanie. Gdy produkt spada poniżej ustalonego minimum - dostajesz alert. Nie musisz codziennie przeglądać listy żeby wiedzieć co zamówić u dostawcy.

Automatyczne zmiany cen. Jeśli dostawca zmieni cennik - system może automatycznie przeliczyć Twoje ceny sprzedaży z zachowaniem marży.

Automatyczna obsługa zwrotów. Klient zgłasza zwrot, system tworzy dokument, aktualizuje stan, informuje magazyn.

Każda z tych automatyzacji to osobny mały projekt. Nie musisz ich wszystkich wdrażać naraz - dochodzisz do nich stopniowo, gdy poprzednie etapy już działają.

Ile to kosztuje - uczciwie

Nie będę udawał, że automatyzacja jest tania. Wdrożenie Base z integracjami, konfiguracją i szkoleniem to inwestycja rzędu kilku tysięcy złotych. Dodatkowe automatyzacje - kolejne kilkaset do kilku tysięcy za każdą, zależnie od złożoności.

Ale policzmy inaczej. Rafał przed wdrożeniem tracił dziennie:

• 40 minut na sprawdzanie zamówień w różnych miejscach
• 60 minut na etykiety i faktury
• 30 minut na aktualizację Excela
• Plus czas na naprawianie błędów (źle wpisany adres, zły stan, pominięta faktura)

To ponad 2 godziny dziennie. Przy 22 dniach roboczych w miesiącu - 44 godziny. Przy stawce nawet 30 zł/h (a czas właściciela jest wart więcej) - to 1300 zł miesięcznie.

Koszt wdrożenia zwraca się w ciągu 2-4 miesięcy. A potem to czysty zysk - w czasie i w pieniądzach.

Kiedy automatyzacja ma sens?

Nie zawsze. Jeśli wysyłasz 5 paczek dziennie i nie planujesz rosnąć - Excel wystarczy. Serio. Automatyzacja przy małej skali to przerost formy nad treścią.

Ale jeśli:

• Wysyłasz więcej niż 15-20 paczek dziennie
• Sprzedajesz na więcej niż jednym kanale
• Planujesz zatrudnić kogoś do obsługi zamówień
• Tracisz czas na powtarzalne czynności (etykiety, faktury, aktualizacja stanów)

…to prawdopodobnie automatyzacja się opłaci. I im dłużej czekasz, tym więcej czasu marnujesz.

Rafał dziś wysyła 80-100 paczek dziennie. Z jednym pracownikiem. Bez Excela. Gdyby został przy starym systemie, potrzebowałby trzech osób do obsługi tej samej ilości zamówień.

Zastanawiasz się od czego zacząć? Napisz - przejrzymy razem Twoje procesy i zaplanujemy kolejność wdrożenia tak, żeby każdy etap od razu przynosił oszczędności.